Spesenpauschale (Pauschalspesen)

Definition

  • Spesenpauschale (auch: Pauschalspesen)   =   Zum vornherein für die Arbeitsauslagen vereinbarter Pauschalbetrag, für dessen Geltendmachung der Arbeitnehmer keine Spesenabrechnung vorzulegen hat

Grundlagen

  • Gesetz [OR 327a Abs. 2]
  • Arbeitsvertrag
  • Gesamtarbeitsvertrag (GAV)
  • Separatabrede
  • Betriebsübung (Spesenreglement)

Abgrenzungen

  • Auslagen effektiv
    • =   Auslagen des Arbeitnehmers, für deren Geltendmachung er die Auslagen abzurechnen und zu beweisen hat
    • Auslagenersatz effektiv
  • Gesamtvergütung
  • Vertrauensspesen
    • =   Auslagen des Arbeitnehmers mit eingeschränkter Belegpflicht
    • Vertrauensspesen

Grundsatz

  • Zulässigkeit einer Spesenpauschale
  • Spesenpauschalen-Arten
    • Taggeld
    • Wochenpauschale
    • Monatspauschale
  • Deckungszwang für alle durchschnittlich anfallenden notwendigen Kosten
    • Verletzung, wenn über eine längere Zeitperiode, zB ein Jahr, keine Volldeckung
    • Grund: Abreden, dass der Arbeitnehmer die notwendigen Auslagen ganz oder teilweise selbst zu tragen habe, sind nichtig [OR 327a]
    • Beweislast dafür, dass die Spesenpauschale die notwendigen Auslagen nicht decke
      • Arbeitnehmer

Motive

  • Attraktives Stellenangebot
  • Wettbewerbsfähigkeit am Stellenmarkt
  • Steueroptimierungsgründe

Vorteile / Nachteile

  • Allgemein
    • Dem Arbeitnehmer bleibt die Abrechnung und der Nachweis seiner Spesen erspart und der Arbeitgeber muss die ebenso mühsame Kontrolle nicht vornehmen
  • Spesenreglement
    • Rechtssicherheit
    • Gleichbehandlung
    • Akzept bei den Steuerbehörden
    • Bessere Berücksichtigung unternehmens- bzw. betriebsspezifischer Begebenheiten
    • Vgl. Spesenreglemente

Arten

  • Die Arten von Pauschalen sind nicht limitiert
  • Aus der gesetzlichen Bestimmung ist ersichtlich, dass die Aufzählung der pauschalen Entschädigungsarten nicht abschliessend ist
  • Gebräuchliche Entschädigungsarten sind:
    • Taggeld und pauschale Wochen-/Monatsvergütung
    • Pauschaler Einzelbetrag
    • Kilometer-, Verpflegungs- und Telefoniepauschale
    • Weitere Pauschalen

Voraussetzungen

  • Schriftlichkeit
    • Für eine gültige Vereinbarung von Pauschalspesen wird ausdrücklich die Schriftlichkeit verlangt
  • Deckung der effektiv entstehenden Spesen
    • Sämtliche notwendigen Auslagen müsse durch pauschale Entschädigung gedeckt sein
    • Über eine längere Zeitspanne müssen die durchschnittliche, effektiven Auslagen gedeckt sein
  • Anstelle der effektiven Spesen
    • Pauschalspesen treten an die Stelle des Ersatzes der effektiven Auslagen
    • Nebst der Pauschale kann der Arbeitnehmer keine weiteren Auslagen geltend machen

Nicht zwingend notwendige Voraussetzungen

  • Auswärtiger Arbeitsort
  • Spesenreglement
  • Genehmigung durch Steuerbehörde

Nicht erfüllte Voraussetzungen

  • Eine Abrede ist nichtig, wenn
    • sie formlos verabredet wurde
    • die pauschale Spesenentschädigung nicht alle notwendigen Auslagen deckt
  • Eine nachträgliche Korrektur der Pauschale ist im Falle einer Erhöhung durch Vergleich denkbar
  • Der vorbehaltslose Akzept einer zu tiefen Pauschale während längerer Zeit kann dazu führen, dass sich der Arbeitnehmer bei plötzlicher Anrufung den Rechtsmissbrauch-Vorwurf gefallen lassen muss

Inhalt

  • Im Falle einer pauschalen Entschädigungsform ist wichtig, dass die Parameter genau umschrieben wird:
    • Betrag (Währung + Quantitativ)
    • Parameter (Zeitspanne, Projekt, Kilometergeld, Verpflegung etc.)

Gesamtvergütung, d.h. Lohn und Auslagen zusammen (Auslagenteil = Charakter von Pauschalspesen)

  • Grundsatz
    • Zulässigkeit einer Gesamtvergütung
      • Voraussetzung
        • Der nach Abzug des üblichen Lohnes verbleibende Betrag sollte zur Deckung der notwendigen Auslagen ausreichen
        • Grund: Abreden, dass der Arbeitnehmer die notwendigen Auslagen ganz oder teilweise selbst zu tragen habe, sind nichtig [OR 327a Abs. 3]
  • Ausnahme
    • Unzulässigkeit beim Handelsreisendenvertrag [OR 349d Abs. 2]
  • Siehe auch

Spesenpauschale, die die effektiven Aufwendungen erheblich übersteigt

  • =   verkappter Lohn (Spesenanteil als Lohnbestandteil)
  • Anwendbarkeit der Regeln von OR 322 ff. zum Lohn

Vorenthaltene Auszahlungen

  • Wird dem Arbeitnehmer während Jahren sein Anspruch auf Auslagenersatz vorenthalten, kann das Gericht auf branchenübliche Pauschalen abstellen und den entgangenen Betrag schätzen

Beweislast für unzureichende Pauschale

  • Der Arbeitnehmer hat zu behaupten und zu beweisen, dass der pauschal ausgerichtete Auslagenersatz nicht ausreichend bemessen ist
  • Im Falle, dass geleistete Pauschale ungenügend ist, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Ersatz des Fehlbetrages
    • Varianten
      • Ausrichtung einer reinen Pauschale
      • Ausrichtung einer sog. Gesamtvergütung

Ohne Arbeit keine Spesenpauschale

  • Fehlende Arbeitsleistung = grundsätzlich kein Anspruch auf vereinbarte Auslagenpauschale
  • Vgl. OGer LU in JAR 2000 S. 156

Spesenpauschale und Steuern

  • Genehmigtes Spesenreglement
    • Mit der arbeitsrechtlichen Spesenpauschale ist die steuerrechtliche Spesenregelung durch ein (von den Steuerbehörden genehmigtes) Spesenreglement unabdingbar verbunden.
  • Deklaration im Lohnausweis
    • Allgemeines
      • Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seine dem steuerpflichtigen Arbeitnehmer gegenüber erbrachten Leistungen schriftlich zu bescheinigen, und zwar im Lohnausweis (vgl. DBG 127 Abs. 1 lit. a)
    • Berufsauslagen
      • Gegenstand
        • Berufsauslagen sind Auslagen, welche vor oder nach der Arbeitstätigkeit anfallen, wie
          • Wegvergütungen für den Arbeitsweg
          • Entschädigungen für die Nutzung privater Arbeitszimmer
          • etc.
      • Arbeitgeber
        • Hinzurechnung beim Bruttolohn
      • Arbeitnehmer
        • Berufsauslagen können ggf. in der Steuererklärung als Berufskosten in Abzug gebracht werden (vgl. DBG 26 Abs. 1)
    • Spesenvergütungen
      • Separate Aufführung im Lohnausweis
    • Pauschalspesen
      • Pauschalspesen sind im Lohnausweis auszuweisen, unabhängig davon, ob ein von den Steuerbehörden genehmigtes Spesenreglement vorliegt oder nicht

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