Auslagen und Steuern

Grundlagen

Einleitung

Ausgangslage für die steuerlichen Aspekte von Auslagen und Spesen bilden die Regeln des Arbeitsrechts (OR 327 ff.).

Spesenentschädigung sind Leistungen, die dem Steuerpflichtigen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis zufliessen.

Grundsätzliches

Grundsätzlich sind ist der Auslagenersatz eine steuerbare Einkunft und vom Arbeitgeber im Lohnausweis zu bescheinigen, so der Steuergesetzgeber.

Unseres Erachtens ist aber zu differenzieren in:

  • (Betriebs-)Kosten des Arbeitgebers, für die der Arbeitnehmer aufgekommen ist und Ersatz beansprucht
    • Der Arbeitnehmer tilgt aus seinen versteuerten Privatmitteln Betriebskosten des Arbeitgebers
    • In solchen Fällen ist u.E. der Kostenersatz kein steuerpflichtiges Einkommen
  • Entschädigungen des Arbeitgebers, die Auslagen abgelten, die dem Arbeitnehmer vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit anfallen
    • = keine Spesenvergütungen
    • Beispiele
      • Wegvergütungen
      • Entschädigung für die Benutzung des privaten Arbeitszimmers
      • etc.
    • Addierung zum Bruttolohn
    • ggf. Abzugsmöglichkeit des Arbeitnehmers als Berufskosten in seiner Steuererklärung
  • Berufsauslagen des Arbeitnehmers
    • Steuerbare Einkünfte
    • ggf. Abzugsmöglichkeit des Arbeitnehmers als Berufskosten in seiner Steuererklärung

Angabe im Lohnausweis

Spesenvergütungen sind im Lohnausweis anzugeben (Formular 11). Vgl. hiezu:

Arbeitgeber, welchen die Bescheinigung der effektiv ausbezahlten Spesen unverhältnismässige Umtriebe verursachen und die die Voraussetzungen für den Wegfall der Deklarationspflicht nicht erfüllen, können sich von der Bezahlung der effektiven Spesen dispensieren lassen. Sie haben hiezu bei der Steuerbehörde am Sitzkanton zu stellen:

  • Gesuch um Genehmigung des Spesenreglements

Pauschalspesenvergütungen sind im Lohnausweis auch im Falle des Dispenses von der Bescheinigungspflicht zu nennen. Der bewilligte Dispens befreit den Arbeitgeber nicht von seiner Pflicht, auf Verlangen den Steuerbehörden des Arbeitnehmers eine Bescheinigung über die Summe aller Spesenvergütungen auszustellen.

Spesenvergütung / Gewinnungskostenabzüge

Bezeichnung der Entschädigung

Die Bezeichnung der Entschädigung durch den Steuerpflichtigen oder seinen Arbeitgeber ist nicht entscheidend.

Fragestellungen

Entscheidend sind vielmehr:

  • Frage, ob und in welchem Umfang der Arbeitnehmer Anspruch auf Spesenersatz hat
  • Frage, in welchem Umfang dem Arbeitnehmer steuerrechtlich abzugsfähige Aufwendungen entstanden sind
    • der Entscheid hierüber steht nicht dem Arbeitgeber zu.

Kriterien

Die Anerkennung der vom Steuerpflichtigen geltend gemachten Auslagen richtet sich nach folgenden Kriterien:

  • Berufliche Notwendigkeit
    • Besondere Berufskosten?
    • Berufliche Zwecksetzung?
    • Berufliche Notwendigkeit
    • Belegbarkeit? / Strikter Nachweis (Belegvorlage)?
  • Ersatz übriger Berufskosten
    • Beachtung des Systems entweder unbelegter Pauschalabzug oder Abzug der nachgewiesenen, tatsächlich angefallenen Berufskosten nur bei vollständigem Nachweis
      • Ausnahme vom „entweder oder“
        • Tatsächliche (Betriebs-)Aufwendungen für den Arbeitgeber; dabei handelt es sich also nicht um durch die Spesenpauschale gedeckte, möglicherweise anfallenden Auslagen
    • Beweislast
      • Steuerpflichtiger
  • Ersatz besonderer Berufskosten
    • Beispiele des Ersatzes besonderer Berufskosten
      • Fahrt zum Arbeitsort
      • Auswärtige Verpflegung
      • Entschädigung der Schichtarbeit
    • einerseits Einkommenszurechnung
    • andererseits Abzug der effektiven, besonderen Berufsauslagen bzw. Geltendmachung der für die direkte Bundessteuer massgebenden Pauschalansätze
  • Ersatz der Kosten der beruflichen Aus- und Weiterbildung
    • einerseits Lohnausweis-Deklarationspflicht
    • andererseits Prüfung beim Steuerpflichtigen, ob es sich um abziehbare Weiterbildungskosten handelt

Gewinnungskosten

  • Keine Geltendmachung von Aufwendungen, die den privaten Bereich betreffen und damit als Kosten der eigenen Lebenshaltung gelten.
  • Kleideraufwendungen gelten nach herrschender Praxis nicht als zum Zwecke der Einkommenserzielung gemacht.

Spesenreglemente

Der Dispens von der Spesenbescheinigungspflicht erfordert – wie unter „Angabe im Lohnausweise“ erwähnt – den Erlass eines sog. „Spesenreglements“.

Es empfiehlt sich, Spesenreglemente nach dem Musterreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz zu formulieren (vgl. Kreisschreiben SSK Nr. 25 vom 18.01.2008).

Von den Steuerbehörden im Sitzkanton des Arbeitgebers genehmigte Spesenreglemente werden auch von allen ausserkantonalen Steuerbehörden anerkannt.

Dispensgesuchen an die jeweilige Kantonale Steuerverwaltung sind beizulegen:

  • Entwurf Spesenreglement
  • Liste, enthaltend
    • Name der Pauschalspesenempfänger
    • Titel
    • Funktion
    • Bruttolohn, inkl. Bonus
    • Vorgesehene Pauschalspesenvergütung

Weiterführende Informationen

» Spesenreglemente

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